Bez podmínek ani ránu

Bez podmínek ani ránu

Vsadím se, že hodně z vás funguje takto: přijde vám poptávka, vzápětí si vyžádáte podklady a nabídnete cenu. Pokud ji klient schválí, pustíte se do práce nebo příprav. Poznáváte se v tom? A přesto jste zatím nezažili žádné frustrace spojené s nezaplacenou fakturou, nedodanými podklady či zrušenou zakázkou? Musím vám říct, že máte obrovské štěstí. 


Existuje však mnohem bezpečnější a schůdnější cesta. Říká se jí všeobecné obchodní podmínky nebo podmínky spolupráce, které zákazníkům pošlete k podpisu spolu s nabídkou (případně až s objednávkou). Můžete je také zveřejnit na svých stránkách a odkázat na ně v objednávkovém formuláři. (Mimochodem, používáte objednávkové formuláře?) Doporučuji obě varianty. 

Je důležité vyžádat si výslovný souhlas zákazníka s vašimi VOP, ať už potvrzený vlastnoručním podpisem, nebo formulací "Seznámila(a) jsem se s VOP tlumočníka/překladatele a souhlasím s nimi", zaslanou emailem.

Pro začátek uvedu několik důvodů, proč byste si měli všeobecné obchodní podmínky sepsat. Bude to vůbec někdo číst?



Proč mít všeobecné obchodní podmínky?


1. První důvod, který vás určitě napadne, je: aby vás nikdo neošidil. VOP není jediný způsob, jak vyzrát na neplatiče, je však jedním z nejspolehlivějších. Podepsání všeobecných podmínek klientem je jednoznačný projev vůle uzavřít s vámi smlouvu o poskytování dané služby. VOP spolu s objednávkou je nejzaručenější způsob, jak se chránit před podvodníky a lidmi, co si rádi vynucují neoprávněné slevy a službičky zdarma.

2. Než sepíšete své obchodní podmínky, musíte si udělat jasněji ve svém podnikání. Získáte tak konkrétní představu o tom, s jakým typem zákazníků nechcete spolupracovat a na jaký typ naopak cílíte. Já jsem si musela položit mimo jiné následující otázky: 

  • Jaká je pro mě přijatelná maximální splatnost faktur?
  • Jaké podmínky mlčenlivosti jsem schopná splnit? Je jejich porušením terminologická nebo právní konzultace?
  • Jaké podmínky důvěrnosti informací a ochrany osobních údajů mohu klientovi poskytnout?
  • Jakou ochrannou lhůtů zákazu konkurence jsem ochotná akceptovat?
  • Kdy si mám vyžádat platbu předem nebo zálohu?
  • Mohu si vyhrazovat právo danou spolupráci ukončit a za jakých podmínek?
  • Mohu klientovi dovolit, aby si s mým překladem dělal, co chce, libovolně ho doplňoval, měnil nebo rozmnožoval?
  • Jak bude probíhat reklamační řízení nebo případný spor?

3. VOP je místo, kde můžete vysvětlit klientům odborné termíny týkající se vaší profese, abyste už nikdy nikomu nemuseli psát, že simultánní překlad neexistuje. Zákazníci mají právo neorientovat se v nuancích mezi jednotlivými službami, vy zase máte právo cítit frustraci, když to někomu vysvětlujete po x-té. Definice pojmů v rámci obchodních podmínek je elegantní způsob, jak tento střet zájmů vyřešit.

4. Vlastní VOP je jasný znak, že jste silný a seriózní hráč na trhu. Pro klienty je to znamení, že rozumíte svému oboru a nebojíte se určovat pravidla. Chytrý business zákazník to vnímá jako jednoznačný klad, i kdybyste se neměli shodnout úplně na všem. Agenturám tím dáváte najevo, že se automaticky nepodřizujete a neprezentujete jako slabší strana, která si nechá všechno líbit, i když to nemusí nutně znamenat "ber nebo nech být".    

5. Je to vzkaz pro zákazníky, že si uvědomujete a dodržujete základní etické principy podnikání, jako je zákaz nekalé konkurence a mlčenlivost. A že vám jejich důvěrná data nejsou ukradena.



Obsah a struktura všeobecných obchodních podmínek


1. Definice pojmů

Jsou nutné nejen z hlediska srozumitelnosti a platnosti dohody, ale také z praktických důvodů: aby zákazník určitě věděl, co si objednává a mohl se na základě srozumitelných definic rozhodnout, co vlastně potřebuje. 

Které pojmy bych vydefinovala:

  • překlad
  • tlumočení
  • simultánní tlumočení
  • konsekutivní tlumočení
  • šeptané tlumočení
  • transkreace
  • copywriting
  • lokalizace

Cokoliv dalšího, co poskytujete: např. testování, uživatelský průzkum, průzkum trhu, obchodní komunikace atd. Nebojte se definovat "samozřejmosti". To, co se podle vás rozumí samo sebou, je pro zákazníka, který působí v úplně jiném oboru, španělská vesnice. 


2. Sazby a ceny

Jednoznačně vysvětlete rozdíl mezi nezávazným cenovým odhadem a závaznou cenovou kalkulací

Určete, kdy k této závazné kalkulaci dojde: v okamžiku zaslání kompletních podkladů a určení rozsahu služby nebo při odevzdání zakázky? 

Pro úplnost můžete popsat způsoby účtování a jednotky: podle NS, podle zdrojových nebo cílových slov, podle bloků, podle dní, podle hodin, vždy individuálně projekt jako celek apod. Nemáte žádnou povinnost to zákazníkům prozrazovat, na druhou stranu transparentnost nikdy není na škodu a většina odběratelů chce vědět, co má čekat na vyúčtování.

Mnoho zákazníků neví, že k určení finální ceny vám obecný popis nebo malá ukázka podkladů nestačí. Informujte jej tedy, co všechno k tomu potřebujete. 

Z pohledu klienta je také důležité vědět, jaké případné příplatky má čekat. Několik příkladů: přesčasy při tlumočení, nestandardní formát textu či tištěné podklady.


3. Dodací podmínky, včetně podmínek zrušení zakázky

Do tohoto článku se vejdou všechny podrobnosti týkající se plnění služby:

  • minimální rozsah objednávky: např. 4 hodiny tlumočení, 5 normostran překladu
  • minimální počet tlumočníků při zakázce: např. dvojice do každé kabiny při simultánním tlumočení
  • minimální počet pauz při tlumočení
  • požadovaný formát a způsob dodání podkladů 
  • dodací lhůta
  • způsob dodání překladu: elektronicky, v tištěné podobě, osobně, poštou, spolu s předem dodaným originálem apod.
  • podmínky odstoupení od smlouvy a ukončení spolupráce z vaší strany: špatná platební morálka zadavatele, nedodání slíbených podkladů, insolvence, nekalé jednání apod.

Určitě jsem nevyjmenovala všechno. Zkuste si vypsat několik typů zakázek, které děláte nejčastěji a hned vedle problémy, na které jste už někdy v komunikaci se zákazníky narazili.


 4. Platební podmínky

Dostat zaplaceno za svou práci není všechno. Podstatné je totiž, kdy dostanete zaplaceno a kolik úsilí jste museli vynaložit, abyste z dlužníka dostali své peníze. VOP by měly jasně definovat:

  • splatnost faktur: nejvýše 30 dní, a to pro fyzické osoby, právnické osoby i orgány státní správy. Tato lhůta je zakotvena v občanském zákoníku a platí, i když není výslovně sjednána. Osobně doporučuji dávat čtrnáctidenní splatnost a nikdy nepřistupovat na 60 dní. 
  • zálohy
  • příplatky 
  • splátky
  • úroky z prodlení: zákonné úroky z prodlení činí 8 % ročně
  • smluvní pokuty: pokud vám nestačí zákonné úroky z prodlení, můžete zkusit prosadit vlastní, přiměřené smluvní úroky 
  • platby ze zahraničí: vypočítejte si minimální částku převodu a určete, kdo hradí bankovní poplatky


5. Mlčenlivost, důvěrnost a konkurenční doložka 

Všeobecné obchodní podmínky musí obsahovat definici důvěrných informací a dokumentů. Doporučuji přesně vymezit, jaký typ informací se za důvěrné nepovažuje (např. ty, které jste obdrželi nebo získali nezávisle na informacích a podkladech dodaných zákazníkem, nebo které jste ze zákona povinní poskytnout třeba orgánům činným v trestním řízení), a také jaké činnosti máte v rámci mlčenlivosti dovolené (třeba terminologické konzultace s kolegy). 

Od 28. května 2018, kdy začne platit GDPR, ve svých VOP musíte zavést povinnou definici osobních údajů a podmínky jejich zpracování


Konkurenční doložku budete řešit hlavně ve vztahu k agenturám. Jejich podmínky jsou v tomto ohledu až nepřiměřeně přísné a mít to ujasněné ve vlastních VOP beru hlavně jako výchozí pozici k vyjednání něčeho rozumnějšího.



Všeobecné obchodní podmínky mohou obsahovat i další ujednání, jako např. práva k duševnímu vlastnictví, odpovědnost za škodu, reklamace či řešení sporů. 

Můžete je sepsat spolu s právníkem, nemyslím si však, že by to bylo nutné. 

Zákony, které vám při psání VOP budou užitečné, jsou NOZobčanský soudní řád a zákon o ochraně osobních údajů, který již brzo vystřídá nařízení o ochraně osobních údajů.

Modelové podmínky pro tlumočníky najdete zde, pro překladatele zde


Jak to dělám já? Momentálně VOP přikládám ke všem nabídkám, a následně k závazným objednávkám. Sepsala jsem je ve svých třech pracovních jazycích. Až je zkrátím a zpřehledním jejich strukturu, zveřejním je na svých webových stránkách, kde budou volně ke stažení.

Co vy? Máte obchodní podmínky, nebo jste ostrostřelci a spoleháte na své štěstí?