Jak zvládat velké projekty?

Jak zvládat velké projekty?

První polovinu letošního roku jsem strávila prací na několika velkých projektech: dvou tučných trestních spisech, trojjazyčné publikaci v oblasti cestovního ruchu a lokalizaci webu s eshopem. 


Krom drobných ověřených překladů jsem vlastně nestíhala nic dalšího. Ale víte co? Zjistila jsem, že velké projekty miluji. 

Proč?

  • protože si dopředu dokážu naplánovat práci a/nebo volno a samozřejmě také příjmy
  • protože se nemusím aktivně snažit o získání nových zakázek
  • protože si tak omezím administrativu (menší množství emailů, kalkulací, objednávek a faktur)
  • protože mě baví budovat a udržovat dlouhodobé vztahy se zákazníky, založené na vzájemném respektu a pochopení
  • protože se můžu plně ponořit do toho, co dělá můj klient a vynaložit pro daný projekt maximum svého duševního potenciálu


Co je ale pro efektivní řízení velkých projektů klíčové?

 

Za A: naplánovat je tak, aby vás nic nezaskočilo a nemuseli jste složitě dohánět něco, co jste zanedbali na začátku.

Za B: na projektu svědomitě pracovat. I sebelepší plán vás nezachrání, pokud proflákáte týden, protože deadline je přece daleko.

Za C: nechat si zaplatit nejen jednoduše vyčíslitelnou práci, ale také vaše know-how, díky kterému můžete takto složitý projekt vést.


Pojďme se podívat na detaily.


1. Specifikace zadání


V první fázi se vždy pokusím zjistit co nejpřesnější rozsah projektu. Zadání, které přijde v první fázi komunikace, je většinou velmi nepřesné. Proč? Nejčastěji proto, že si zákazník sám neuvědomuje, co jeho záměr pro překladatele obnáší, i když ho má sebelíp připravený z obchodního či marketingového hlediska. 

Typickým příkladem je lokalizace, kdy klient v nejlepším případě pošle jen soubor se staženým obsahem webu či aplikace, bez jakéhokoliv podrobnějšího komentáře. Proč to nestačí? Podívejte se na mých 6 kroků k úspešné lokalizaci webu

Dalším chytákem je dodání neúplných podkladů, které se pak začnou nečekaně objevovat v průběhu práce. A není to tak, že o nich klient nevěděl. To jen vy jste se zapomněli zeptat.

A co takhle podklady v tištěné podobě? Běžná praxe soudní tlumočnice. Jeden šanon může znamenat 50 nebo také 400 normostran. Než schválíte jakýkoliv (i předběžný) termín a rozpočet, zkuste alespoň naoko odhadnout množství textu v jednotlivých dokumentech. V ideálním případě celý spis naskenujte a udělejte kompletní OCR. Mimochodem, necháváte si proplatit čas strávený převodem podkladů do editovatelné podoby?

Požaduje klient předtiskovou korekturu? Můžete ji zajistit? Jak dlouho to bude trvat vašim subdodavatelům?



2. Projektové portfolio


Každý projekt je individuální, nicméně univerzální šablona projektového portfolia se bude určitě hodit. Mám pro to speciální formulář v Excelu, příležitostně si pro některé projekty založím složku v plánovači úkolů. Formát ale nehraje roli, zaměřte se na obsah, který by měl specifikovat minimálně toto:

  • Co se má udělat? Rozepiště si jednotlivé úkoly.
  • Do kdy se to má stihnout? Přidejte k nim termíny a milníky.
  • Kolik to bude stát? Udělejte si předběžnou kalkulaci a průběžně ji aktualizujte.
  • Co k tomu potřebuju? Založte seznam dodaných a chybějících podkladů.
  • Jak jsem na tom? Stíhám? Do tabulky průběžně doplňujte odevzdanou práci, přiložte výsledky z time trackeru.



3. Načasování


Zásadní při plánování je určení časových rezerv. Velké projekty mají tu úžasnou vlastnost, že vám budou růst pod rukama. Najdou se zatoulané soubory, web se bude rozšiřovat a k původnímu zadání přibude následná komunikace, analýza nebo testování. 

Proto je lepší termíny nadhodnotit, k původnímu časovému odhadu přihodit týden či dva navíc. 

Na měsíc po předpokládaném ukončení projektu se snažím neplánovat žádné rozsáhlé zakázky, a to nejen proto, abych si stihla patřičně odpočinout, ale také kvůli případnému střetu deadlinů. 

Osobní time management je pro stíhání velkých projektů zcela klíčový. O prokrastinaci se zde rozepisovat nebudu, všechno, co byste chtěli vědět o produktivitě, najdete na blogu Daniela Gamrota. Osobně bojuju spíš s tím, abych v době, když pracuji na velkém projektu, nebrala víc menších zakázek (které se tváří velmi nevinně, žejo), než je to v dané chvíli únosné.

Proto je nejlepší vést si podrobnou evidenci provedených/odevzdaných úkolů, práce na projektu, kterou musíte udělat za daný ten či týden, a také zvláštní seznam překladů, na kterých pracujete paralelně, včetně časového odhadu jejich realizace.


3. Příprava


Začnu kompletací podkladů. Měly by být kompletní a finální. Hezká pohádka, že? Několik tipů do neveselé reality:


  • Pokud překládám odbornou publikaci k tisku, v objednávkovém fomuláři si vyžádám dodání finální podoby podkladů, včetně poznámkového aparátu, citované literatury apod. Jakékoliv úpravy dodaných materiálů něco stojí, většinou účtuji přirážku 100 % běžné ceny za slovo za každou upravenou pasáž nebo vysokou hodinovou sazbu. Účel je zřejmý: odradit zákazníka, a tím i autory textů, aby ve svých příspěvcích neustále něco měnili (což milují). Dělám to i proto, že některé odborné texty nepřekládám v CATu. Přinejhorším mám k dispozici režim změn a srovnání dokumentů ve Wordu, ačkoliv je to pro mě nutné zlo.


  • Ještě k té úplnosti. V objednávce by měla být informace o přesném rozsahu zadání a podkladů, které klient ke dni objednání dodal. Jde o to, abyste byli z obliga, když vám zničehonic pošle další várku a bude po vás chtít, abyste dodrželi domluvený termín.


  • V případě lokalizačních projektů je neúplnost podkladů zcela běžná. I přesto je pro mě prvním krokem analýza a posouzení jejich relevance. Pokud totiž "příprava obsahu webu" vypadala tak, že si někdo sedl a stáhl všechno, co našel na původních stránkách, mám tam velké množství odpadu k úklidu (různé placeholdery a automaticky vykopírované součásti CMSových šablon, nerelevantní podstránky, textace ke kompletní transkreaci atd.). Proto než vůbec začnu překládat, srovnám si to, co mi přišlo s výsledky své analýzy lokalizačního projektu



Následuje terminologická rešerše.

Můj oblíbený pracovní postup je následující: 

  • přečtu si nebo minimálně projdu všechny podklady
  • do excelové tabulky nebo jednoduchého textového editoru (např. TextEdit) si vypíšu všechny pojmy, které jsou pro daný projekt klíčové, u kterých si nejsem jistá s překladem, které vůbec neznám atp.
  • tyto pojmy ve zdrojovém jazyce si seřadím podle abecedy
  • dohledám všechny cílové pojmy, a to tím, že si projdu maximum relevantních referenčních materiálů, glosářů, slovníků atd.
  • doplněný soubor vyexportuju do CATu jako glosář

Samotné dohledávání může trvat i několik dnů, tato metoda má však tu obrovskou výhodu, že mě pak během překládání nic nerozptyluje ani nefrustruje, neproklikávám se donekonečná Wikipedií ani nesjíždím sociální sítě. Je to ideální postup pro ty, kdo mají potíže s prokrastinací, protože můžete pracovat v offline modu.


Pracujete se stylistickou příručkou (style guide)? Základní stylistickou příručku si můžete vypracovat sami, nebo ve spolupráci s klientovým marketingovým oddělením. Váš překlad tak bude shodný s jednotným stylem komunikace dané značky.



4. Měření času

 

I pokud si účtuju slova nebo normostrany, nikoliv odpracované hodiny, v případě velkých projektů se snažím svědomitě měřit si čas. Používám k tomu Toggl. Co se díky tomu dozvím?

  • Jestlí stíhám. Pokud je zřejmé, že ne, upozorním na to klienta včas, nikoliv tři dny před plánovaným ukončením projektu.
  • Kolik času na daném projektu trávím a zda jsem produktivní.
  • Pokud nejsem produktivní, mám po ruce fakta, nikoliv pocity a můžu přehodnotit svůj pracovní postup.
  • Jestli je mnou navržená cena za slovo či normostranu dost (nebo moc).


Měřím si nejen čas strávený překládáním. Co všechno počítám?

  • rešerše a analýzy, třeba analýzu webových prezentací konkurence či referenčních materiálů
  • kreativní práci, například vymýšlení sloganů
  • čas strávený komunikací s klientem
  • čas strávený komunikací se subdodavateli


5. Ceny


Částka, kterou dostanete zaplaceno za odevzdání velkého projektu, by měla odrážet vaše zkušenosti, kreativitu a míru samostatnosti, která vám umožňuje takový projekt vést. 

Nepracujete u pásu a nejste placení za kusy (odevzdané soubory). I když si účtujete jen překlad, nikoliv přípravy či administrativu, cena za překlad by je měla reflektovat. 

Nechte si zaplatit svou odbornost.


Máte rádi velké projekty?